Współczesne firmy coraz częściej decydują się na księgowość online zamiast tradycyjnych biur rachunkowych. Wpływ na to mają nie tylko niższe koszty, ale także wygoda, automatyzacja procesów i łatwiejszy dostęp do dokumentacji. Jednak czy rzeczywiście księgowość online jest opłacalna dla każdej firmy? Jakie są realne koszty tego rozwiązania i czy oszczędności są warte ewentualnych kompromisów? W tym artykule szczegółowo omówimy wszystkie aspekty związane z kosztami księgowości online i zastanowimy się, czy jest to dobry wybór dla różnych typów przedsiębiorstw.

Księgowość online vs. tradycyjne biuro rachunkowe – różnice w kosztach

Jednym z głównych powodów, dla których firmy wybierają księgowość online, są niższe koszty usług w porównaniu do tradycyjnych biur rachunkowych. Przykładowo, miesięczna opłata za usługi księgowe w standardowym biurze może wynosić od 300 do nawet 1500 zł w zależności od wielkości działalności i liczby dokumentów. W przypadku księgowości online koszty te są znacznie niższe – wiele platform oferuje pakiety zaczynające się już od 50-100 zł miesięcznie.

Tradycyjne biura rachunkowe naliczają opłaty głównie na podstawie liczby faktur oraz zakresu obsługi. W księgowości online natomiast często mamy do czynienia z abonamentem, który obejmuje określoną liczbę dokumentów i funkcji. Dla firm generujących niewielką liczbę faktur miesięcznie może to być bardzo opłacalne rozwiązanie.

Rodzaje kosztów w księgowości online

Przy wyborze księgowości online należy zwrócić uwagę na różne kategorie kosztów. Poza standardowym abonamentem, firmy mogą ponosić dodatkowe opłaty za rozszerzone funkcjonalności.

• Abonament miesięczny lub roczny – zależy od pakietu i zakresu usług (średnio 50-300 zł miesięcznie).
• Koszt obsługi kadrowo-płacowej – jeśli firma zatrudnia pracowników, niektóre platformy pobierają dodatkowe opłaty za rozliczanie wynagrodzeń (ok. 10-50 zł za pracownika miesięcznie).
• Opłaty za dodatkowe konsultacje księgowe – jeśli przedsiębiorca potrzebuje indywidualnych porad księgowych, konieczne może być wykupienie dodatkowych godzin doradczych (średnio 100-300 zł za godzinę).
• Koszt integracji z innymi systemami – niektóre firmy korzystają z systemów CRM lub platform sprzedażowych, które wymagają integracji z księgowością (opłaty jednorazowe lub miesięczne).

Czy księgowość online pozwala zaoszczędzić?

Wiele małych i średnich firm dostrzega oszczędności wynikające z automatyzacji procesów księgowych. Brak konieczności wizyt w biurze rachunkowym, możliwość samodzielnego wystawiania faktur i automatyczne generowanie raportów pozwala zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale także czas.

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych lub firm generujących niewielką liczbę transakcji miesięcznie, księgowość online to bardzo korzystne rozwiązanie. Koszt takiej usługi często nie przekracza 100-200 zł miesięcznie, co w porównaniu do standardowych opłat w biurach rachunkowych może oznaczać oszczędność rzędu kilkuset złotych miesięcznie.

Kiedy księgowość online może być nieopłacalna?

Choć księgowość online ma wiele zalet, nie w każdej sytuacji jest najlepszym rozwiązaniem. Firmy o skomplikowanej strukturze podatkowej, prowadzące działalność na rynkach międzynarodowych lub mające rozbudowaną sieć pracowników, mogą napotkać ograniczenia w gotowych systemach online.

Niektóre platformy księgowe mają ograniczenia co do liczby faktur, liczby obsługiwanych pracowników czy rodzajów rozliczeń podatkowych. Dla większych przedsiębiorstw konieczność dokupowania dodatkowych pakietów lub konsultacji może sprawić, że koszty księgowości online zbliżą się do tradycyjnej obsługi księgowej.

Bezpieczeństwo i jakość usług – na co zwrócić uwagę?

Jednym z kluczowych aspektów przy wyborze księgowości online jest bezpieczeństwo danych. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy przechowywanie dokumentów w chmurze jest bezpieczne i czy nie grozi to utratą ważnych informacji.

Większość renomowanych platform księgowych stosuje zaawansowane mechanizmy szyfrowania danych, regularne backupy oraz dwustopniową autoryzację dostępu. Warto jednak sprawdzić, jakie zabezpieczenia oferuje dany system i czy posiada certyfikaty zgodności z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych (np. RODO).

Ważnym elementem jest także jakość obsługi klienta – nie wszystkie platformy księgowe zapewniają szybką i skuteczną pomoc techniczną. Warto sprawdzić, czy firma oferuje wsparcie księgowe w razie problemów oraz jak wygląda dostęp do doradców podatkowych.

Czy warto przejść na księgowość online?

Dla większości małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych księgowość online to rozwiązanie, które pozwala na znaczące oszczędności i wygodę w zarządzaniu dokumentacją finansową. Niskie koszty abonamentu, automatyzacja procesów i łatwy dostęp do danych sprawiają, że jest to coraz popularniejsza alternatywa dla tradycyjnych biur rachunkowych.

Jednak przed wyborem konkretnej platformy warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby oraz zapoznać się z opiniami na temat danej usługi. Więcej informacji na temat nowoczesnych rozwiązań w księgowości znajdziesz tutaj: https://tvn24.pl/tvnwarszawa/artykul-sponsorowany/ksiegowosc-dla-firm-online-st8295148.

Podsumowanie – czy księgowość online się opłaca?

Koszty księgowości online są znacznie niższe niż tradycyjnych biur rachunkowych, co czyni je atrakcyjną opcją dla małych firm i przedsiębiorców indywidualnych. Oszczędności wynikające z automatyzacji, brak konieczności zatrudniania księgowego na etacie oraz wygoda użytkowania sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na to rozwiązanie.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku większych przedsiębiorstw lub skomplikowanych struktur podatkowych księgowość online może nie zawsze spełniać wszystkie potrzeby. Ostateczny wybór powinien być dostosowany do specyfiki działalności, liczby dokumentów oraz wymagań dotyczących obsługi księgowej.

Materiał promocyjny.